Qué es una nota de remisión y cómo hacer una

Una nota de remisión es el documento que acompaña la mercancía cuando la entregas: dice a quién, en qué fecha, qué productos y cuántos. Quien recibe la firma y se queda con una copia; tú te quedas con la otra. No es una factura y no cobra nada por sí misma, pero es tu comprobante de entrega: una constancia, hecha en el momento, de que la mercancía llegó.

Para un productor que surte tiendas, es la discusión más barata que vas a resolver. “Me dejaste ocho, no doce” es un pleito sin fin cuando no hay nada escrito, y una plática de treinta segundos cuando hay una remisión firmada en el mostrador.

Qué debe llevar una nota de remisión

No hay un formato oficial: el SAT no define cómo debe ser una nota de remisión, porque no es un comprobante fiscal. Una que sirva lleva:

1. Tus datos. Nombre o razón social, teléfono. El RFC es opcional.
2. Los datos de la tienda. El nombre de la tienda y de quien recibe, si no es el dueño.
3. La fecha y un folio. Un número consecutivo para poder referirte a ella después.
4. Cada producto con su cantidad. Un renglón por producto, en la unidad que cuentas: frascos, paquetes, piezas.
5. Precio unitario e importe, y el total. Es opcional en una remisión pura, pero en consignación es lo que convierte el papel en cuenta.
6. Nombre y firma de quien recibe. Es lo que vuelve una lista en comprobante de entrega.

Así de sencillo es cómo hacer una nota de remisión. Se hace en dos tantos — original para la tienda, copia para ti — y se guarda junto con tus registros. Si quieres una lista para llenar e imprimir, la herramienta gratuita de nota de remisión la arma por ti.

Nota de remisión vs factura

Aquí está la confusión más común, y conviene decirlo claro: la nota de remisión no es una factura y no tiene validez fiscal.

• La nota de remisión dice qué se entregó. La haces tú, en papel o en PDF, y nadie la timbra.
• La factura, o CFDI, es el comprobante fiscal de una venta. Se timbra ante el SAT, y es lo que tu cliente necesita para deducir la compra.

Las dos conviven. Es muy común entregar con remisión y facturar después — por ejemplo, a fin de mes, cuando se cierra lo que se vendió. Si una tienda te pide factura, la remisión no la sustituye: tienes que emitir el CFDI en el portal del SAT o con tu proveedor de facturación.

Artisanly no emite facturas ni CFDI. Registra cada visita e imprime la nota de remisión; la facturación la sigues haciendo por tu lado.

Nota de remisión vs nota de venta

La otra pareja que se confunde:

• La nota de venta registra una venta que ya se hizo y se pagó. Es el papel que le das a un cliente que te compró y te pagó en ese momento.
• La nota de remisión registra una entrega. Puede estar pagada, pendiente o, en consignación, todavía ni siquiera vendida.

Si vendes en firme y te pagan al entregar, una nota de venta te sirve. Si dejas mercancía en consignación, lo que corresponde es la remisión, porque lo que dejas hoy todavía no es una venta.

La remisión en consignación: un ejemplo

En consignación la tienda te paga lo que se vendió, no lo que dejaste. Así que cada visita tiene dos mitades, y la remisión tiene que llevar las dos:

• Lo que se vendió desde la vez pasada — contado, y se cobra hoy.
• Lo que dejas hoy — anotado, y se cobra hasta que se venda.

Se vendieron trece desde la vez pasada, así que hoy se cobran $585. Digamos que además dejas 11, y el anaquel queda en 18. Esos 11 no entran en el cobro de hoy. Pero tienen que ir en la remisión de hoy, porque el conteo de la siguiente visita empieza en 18 — y si en quince días la tienda no está de acuerdo con esa cifra, la remisión firmada hoy es lo único que lo resuelve.

Dos cosas más van en una remisión de consignación:

• Los reemplazos sin costo. Lo dañado o caducado que cambiaste sin cobrar. Va en la remisión para que la tienda vea que no se le cobró.
• Lo que queda pendiente, incluido lo que no se pagó en visitas anteriores. Una tienda que paga “luego” debe irse del mostrador sabiendo cuánto es ese luego.

Imprimirla en el mostrador

Un talonario de remisiones con copia funciona. Su debilidad es que la copia que te quedas es la que tienes que capturar en la noche.

Artisanly registra la visita e imprime la remisión en el mostrador con una impresora térmica Bluetooth chica — de las de 58 mm que se usan para tickets, como la PT-210. En Android imprime con la app gratuita RawBT o directo desde Chrome; en iPhone, con el navegador Bluefy o compartiendo un PDF a la app RTPrinter; o desde una laptop. La nota dice qué se vendió y a qué precio, qué se quedó en la tienda, qué se pagó y qué queda pendiente. Si la tienda paga por transferencia, también imprime el monto a transferir y tus datos bancarios.

No recoge firma. Si la necesitas, pide al dueño que firme el ticket impreso y tómale una foto.