Plantilla de consignación en Excel, y dónde falla
Las columnas que necesita un control de consignación en Excel, por qué el acomodo obvio cobra de más, y los tres momentos en que la hoja deja de alcanzar.
La mayoría de quienes llevan una consignación lo hacen en Excel o en Google Sheets, y por un buen rato una hoja de cálculo es una respuesta perfectamente buena. Este es el acomodo que funciona y — más útil — los tres lugares exactos donde deja de funcionar, para que los veas venir en vez de descubrirlos en una discusión con una tienda.
El acomodo
Un renglón por tienda por visita. No un renglón por tienda: la gracia es que la situación de una tienda cambia cada vez que te paras frente a su anaquel, y sobrescribir los números de la visita pasada borra el único registro de lo que pasó.
| Columna | Se escribe o se calcula | Qué es |
|---|---|---|
| Fecha | se escribe | El día que estuviste en la tienda |
| Tienda | se escribe | Cuál tienda |
| Producto | se escribe | Cuál producto |
| En anaquel la visita pasada | se arrastra | Lo que anotaste que quedó ahí |
| Sigue ahí hoy | se escribe | Lo que cuentas, parado en la tienda |
| Reemplazo sin costo | se escribe | Dañado o caducado, cambiado sin cobrar |
| Entregado hoy | se escribe | Lo que dejaste hoy |
| Precio por pieza | se escribe | Tu precio a consignación |
| Vendido | se calcula | En anaquel la visita pasada − Sigue ahí hoy |
| A cobrar | se calcula | Vendido × Precio por pieza |
Las dos columnas en negritas son las que tienen que ser fórmulas. En el momento en que alguien escribe un número a mano en “Vendido”, la hoja deja de ser un registro y se vuelve una opinión.
Uno
El único número que de verdad recoges
Todo lo demás se arrastra de la vez pasada, es un precio que ya sabes, o es aritmética. Lo único que produce la visita es el conteo de lo que sigue en el anaquel.
El error que este acomodo evita
Fíjate otra vez en lo que no está en la fórmula de lo que se cobra: Entregado hoy.
Es el error más común en una hoja de consignación, y es fácil caer en él, porque en cualquier otra ruta lo que entregas es justo lo que cobras. Aquí no. Lo que dejaste hoy todavía no se vende. Se cobra en la siguiente visita, cuando el conteo dice cuánto de eso se fue.
Mueve los números
- En el anaquel la visita pasada
- 24
- Lo que sigue ahí hoy
- 9
- Entregado hoy
- 12
- Se vendió
- 15
- Precio por pieza
- $30
- A cobrar
- $450
Cambia lo que sigue ahí. Después cambia lo que entregaste.
Cambia lo que entregaste y lo que se cobra no se mueve. No es una rareza de esta tabla — es la definición de consignación, y una hoja que se comporta distinto le está cobrando a las tiendas mercancía que sigue en su anaquel.
Los reemplazos sin costo son la misma trampa del otro lado. Un frasco que cambiaste porque llegó roto no es una venta, así que no se cobra — pero tampoco es nada, porque te costó un frasco. Va en su propia columna para que veas cuánto te cuestan los reemplazos en un año sin que nunca toquen el cobro.
La columna de cuánto dejar
Cobrar es una cuenta; reponer es otra, y vale una columna más por tienda y producto: Vende por semana. Multiplícala por las semanas que faltan para que regreses y tienes lo que debe quedar en el anaquel al irte — a cuánto llenar. Una tienda que vende 6 por semana y que visitas cada quince días se llena a 12. Llenar a, menos lo que sigue ahí hoy, más lo dañado que te llevaste, es lo que entregas.
Ten esa cifra aparte y ajústala conforme se asientan las ventas de la tienda. Es el único número de la hoja que es un estimado, y es el que evita que una tienda lenta se quede con un mes de tu producto.
Dónde falla
Una hoja de cálculo no falla de golpe. Falla en tres lugares concretos, y cada uno avisa.
1. La distancia entre la tienda y la hoja
La señal: estás capturando números en la noche.
Contaste a las once de la mañana. Lo estás capturando a las siete de la noche, de una foto, de una nota en la mano o de memoria. Todo el acomodo de arriba está bien y los números que le entran ya tienen un día y están un poquito mal.
Es la falla que más importa, porque no se ve. La hoja no se queja. Registra fielmente una aproximación.
2. Nada se suma entre tiendas
La señal: no puedes contestar “¿cuánto me deben?” sin sumarlo a mano.
Una pestaña por tienda es la forma natural de armarla, y es la razón por la que los totales dejan de existir. Quince tiendas son quince archivos o quince pestañas, y el número que más quieres — todo lo pendiente, ahora mismo — no está en ninguna. Hay que armarlo, así que se arma pocas veces, así que en realidad no lo sabes.
3. Dos personas, un archivo
La señal: alguien te pide que le mandes una copia.
En cuanto una segunda persona hace entregas, la hoja tiene que estar en dos lugares, y la copia queda vieja en el momento en que se manda. El arreglo de siempre — compartir el archivo en vivo — significa que el vendedor que hace tu ruta también ve los precios y saldos de todas las demás tiendas, y eso lo decidiste por accidente, no a propósito.
Si te quedas con la hoja
Es razonable. Muchos buenos negocios funcionan con una. Tres cosas que vale la pena hacer hoy:
- Bloquea las columnas calculadas. Protege las dos celdas con fórmula para que nadie — incluido tú, con prisa — las sobrescriba con un número que parece correcto.
- Captura parado en la tienda. Una hoja en el celular mal llenada en el mostrador le gana a una bonita llenada de memoria en tu casa.
- Agrega un renglón de totales que sume todas las tiendas, aunque quede feo. El número que no ves es el número que no puedes cobrar.
Y si quieres comprobar la aritmética con tus propios números antes de decidir algo, la calculadora hace exactamente esta cuenta sin nada que configurar.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué columnas necesita una plantilla de consignación en Excel?
- Un renglón por tienda por visita, con la fecha, lo que había en el anaquel al empezar, lo que sigue ahí ahora, lo que reemplazaste sin costo, lo que entregaste hoy y el precio por pieza. Lo vendido y lo que se debe se calculan con fórmulas, nunca se escriben a mano.
- ¿Por qué mi Excel me da mal lo que me deben?
- Casi siempre porque lo que entregaste hoy se sumó al cobro. En consignación, lo que dejas no se cobra hasta la siguiente visita, cuando el conteo dice cuánto de eso se vendió.
- ¿Puedo usar una hoja por tienda?
- Puedes, y funciona hasta que tienes más tiendas de las que puedes abrir en una mañana. La falla no es la aritmética, es que nada se suma entre hojas, así que nunca ves el total de lo que te deben.
- ¿Cuándo dejar de usar Excel?
- Cuando capturas números de memoria horas después de la visita, cuando dos personas lo necesitan al mismo tiempo, o cuando no puedes decir cuánto te debe una tienda sin abrir un archivo. En esos tres puntos la hoja te cuesta más de lo que te ahorra.